POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y TÉRMINOS Y CONDICIONES

SEGURIDAD Y CONTROL UBÍCATE SISTEMA DE POSICIONAMIENTO GLOBAL S.A.S.

Introducción

Este documento establece la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, así como los Términos y Condiciones de uso de los servicios de rastreo y telemetría vehicular ofrecidos por Ubícate GPS S.A.S. (en adelante “Ubícate GPS” o “la Empresa”). La política se elabora en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia y de las normas que regulan la protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Los Términos y Condiciones regulan la prestación del servicio de rastreo, las obligaciones de las partes y las limitaciones de responsabilidad. El Cliente Empresarial declara conocer y aceptar que Ubícate GPS es una empresa de rastreo y telemetría y no una aseguradora, por lo que el servicio constituye un apoyo logístico y de seguridad sin garantía de recuperación de activos ni indemnización por pérdida.

I. POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Marco legal

Esta política se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, del Decreto 1074 de 2015 que reglamenta parcialmente la Ley 1581, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y las circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. La política es aplicable a todos los datos personales recolectados, almacenados y tratados por Ubícate GPS dentro de su actividad comercial.

Definiciones

- Dato personal: cualquier información que se pueda asociar a una persona natural determinada o determinable.

- Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.

- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.

- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Datos recolectados

Ubícate GPS recolecta datos personales de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas y usuarios de la plataforma, tales como nombre, identificación, datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico), información de facturación y datos de localización derivados de los dispositivos instalados en los vehículos. La recolección puede realizarse directamente mediante formularios físicos o digitales, a través de la aplicación móvil o de la plataforma web, o mediante terceros autorizados para tal fin. No se recolectan datos sensibles sin autorización previa, salvo que sean necesarios para cumplir obligaciones legales o contractuales, caso en el cual se obtendrá el consentimiento expreso del titular.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por Ubícate GPS se utilizan para: (i) proveer, mantener y mejorar los servicios de rastreo y telemetría; (ii) contactar al cliente para el envío de información relacionada con el servicio, actualizaciones, soporte, facturación y actividades operativas; (iii) realizar análisis de desempeño y calidad del servicio; (iv) elaborar estudios estadísticos y de mercado; (v) cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias; (vi) responder solicitudes de autoridades competentes y atender procesos judiciales; y (vii) transferir o transmitir datos a terceros aliados que presten servicios de soporte técnico, telecomunicaciones o facturación, siempre garantizando el cumplimiento de los principios y obligaciones legales. La información georreferenciada recolectada por los dispositivos es utilizada únicamente para la prestación del servicio de localización y control de flotas y para el soporte en situaciones de emergencia.

Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen los siguientes derechos: (a) Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; (b) Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a datos parciales, inexactos o incompletos; (c) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo en los casos en que la ley no lo requiera; (d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; (e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos; (f) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad. El ejercicio de estos derechos es gratuito y puede efectuarse mediante los canales definidos por Ubícate GPS.

Deberes del responsable

Ubícate GPS, en su calidad de responsable del tratamiento, se compromete a: (i) Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de habeas data; (ii) Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular; (iii) Informar al titular de la finalidad del tratamiento y de sus derechos; (iv) Conservar la información bajo condiciones de seguridad que eviten su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado; (v) Actualizar la información cuando sea necesario; (vi) Respetar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad; (vii) Tramitar consultas y reclamos en los términos legales; y (viii) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Transferencia y transmisión de datos

Los datos personales pueden ser transferidos o transmitidos a otras entidades o proveedores que actúen como encargados del tratamiento, cuando sea necesario para la prestación del servicio o para cumplir obligaciones legales. En tal caso, Ubícate GPS verificará que los terceros garanticen niveles adecuados de seguridad y protección de la información y que sólo utilicen los datos para las finalidades autorizadas. Cualquier transferencia internacional se realizará de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y previa autorización del titular, excepto en los casos en que la ley lo permita sin requerirla.

Medidas de seguridad y conservación

Ubícate GPS implementa medidas de índole administrativa, técnica y física para proteger los datos personales contra pérdida, daño, adulteración, acceso o uso no autorizado. Estas medidas incluyen control de accesos, cifrado de comunicaciones, protocolos de copia de seguridad y formación del personal en buenas prácticas de seguridad de la información. La información se conservará por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales o contractuales. Una vez agotadas dichas finalidades, los datos serán eliminados o anonimizados de conformidad con la ley.

Procedimiento para ejercer derechos

Los titulares que deseen ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión podrán presentar peticiones, consultas o reclamos a través de los siguientes medios: (i) Correo electrónico a la dirección datos@ubicategps.com; (ii) Oficio escrito dirigido a la sede de Ubícate GPS en Cali, Colombia; o (iii) A través de la sección de atención al cliente en la plataforma web. Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la recepción. Si no es posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes. Para la presentación de reclamos se deberá indicar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la queja, la dirección de contacto y los documentos de soporte. Si el reclamo resulta incompleto se solicitará subsanar la falla dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante haya presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Vigencia de la política

La presente política rige a partir de su publicación y su vigencia es indefinida mientras persista la utilización de los datos para las finalidades descritas. Ubícate GPS se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, notificando los cambios a los titulares mediante los canales de contacto disponibles o a través de la publicación en el sitio web. Cualquier modificación entrará en vigor a partir de su publicación.

II. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO

Objeto y alcance

Ubícate GPS presta a sus clientes el servicio de rastreo satelital y telemetría de vehículos mediante la instalación de dispositivos de localización y el acceso a una plataforma de control de flotas. El servicio está destinado a apoyar la gestión logística y la seguridad preventiva de los vehículos, proporcionando información en tiempo real sobre su ubicación, rutas y eventos relevantes. Ubícate GPS no es una aseguradora y no garantiza la recuperación de los vehículos ni indemniza pérdidas o daños que puedan sufrir; su obligación es de medio y consiste en poner a disposición tecnología y soporte para facilitar la localización, mas no asegurar un resultado específico.

Instalación y propiedad de los equipos

Los dispositivos de rastreo y telemetría son de propiedad exclusiva de Ubícate GPS y se entregan al cliente en comodato durante la vigencia del contrato. La empresa se encarga de la instalación, programación y configuración inicial en los vehículos designados. El cliente se compromete a no manipular ni intervenir los equipos y a permitir su acceso para labores de mantenimiento. Al finalizar el contrato o en caso de terminación anticipada, el cliente deberá permitir la desinstalación y devolución de los equipos. El uso no autorizado o la pérdida de los dispositivos generará la obligación de pagar su valor comercial.

Garantía y mantenimiento

Ubícate GPS garantiza el funcionamiento de los equipos de rastreo durante el tiempo que dure el servicio, cubriendo defectos de fabricación o fallas técnicas no imputables al cliente. La garantía no cubre daños resultantes de manipulación indebida, instalación o desinstalación por terceros no autorizados, golpes, exposición a condiciones inapropiadas, alteraciones en el cableado o accesorio, o intervenciones que afecten el sistema eléctrico del vehículo. En caso de desperfecto cubierto por la garantía, Ubícate GPS reemplazará el equipo sin costo. Si el daño es imputable al cliente, este asumirá los costos de reparación o reposición. El mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos será realizado exclusivamente por personal de Ubícate GPS; la contratación de terceros para dichos servicios se considerará incumplimiento.

Precio y facturación

El valor del servicio, la periodicidad de las cuotas, la tarifa de instalación y los cargos adicionales serán los acordados en la orden de servicio, cotización o anexo comercial vigente, los cuales forman parte integral de este contrato. Los precios podrán ser ajustados por Ubícate GPS en función de variaciones de mercado, costos de telecomunicaciones o disposiciones regulatorias, mediante aviso al cliente con al menos treinta (30) días de antelación. El no pago oportuno de las cuotas faculta a Ubícate GPS a suspender el servicio y bloquear el acceso a la plataforma hasta que se efectúe el pago, sin perjuicio de iniciar acciones legales para el cobro de las sumas adeudadas.

Duración y permanencia

El cliente acuerda una permanencia mínima de doce (12) meses contados a partir de la instalación de los equipos. Durante este periodo, el cliente mantendrá activo el servicio y cumplirá sus obligaciones de pago. Transcurrido el plazo mínimo, el contrato se renovará automáticamente por períodos sucesivos de un (1) año, salvo aviso escrito de cualquiera de las partes con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de renovación. La terminación anticipada sin causa por parte del cliente generará la obligación de pagar los valores pendientes del periodo de permanencia o del ciclo anual en curso, según corresponda.

Obligaciones del cliente

Son obligaciones del cliente: (i) Pagar oportunamente las cuotas y cargos establecidos; (ii) Mantener en buen estado los equipos y abstenerse de manipularlos; (iii) Permitir la instalación, revisión, mantenimiento y desinstalación de los equipos por parte de Ubícate GPS; (iv) No copiar ni utilizar el software o la plataforma para fines distintos a los autorizados; (v) Informar de manera inmediata cualquier anomalía, falla, intento de manipulación o hurto del vehículo; (vi) No ceder ni transferir los derechos sobre el contrato sin autorización de Ubícate GPS; (vii) Cumplir las instrucciones de uso y seguridad proporcionadas por Ubícate GPS, especialmente sobre funciones como el apagado remoto del motor, cuyo uso indebido puede causar daños y es responsabilidad exclusiva del cliente.

Limitación de responsabilidad

Ubícate GPS no será responsable por daños incidentales, indirectos o consecuenciales derivados del uso o imposibilidad de uso del servicio, como lucro cesante, pérdida de oportunidades, daño emergente, daños a otros dispositivos o al vehículo. El cliente reconoce que el servicio de rastreo es un instrumento de apoyo logístico y de seguridad preventiva, pero no garantiza la prevención de accidentes, hurtos o incidentes, ni reemplaza la adquisición de pólizas de seguros. Ubícate GPS tampoco será responsable por fallas temporales de la red celular, ausencia de señal GPS, interrupciones del proveedor de datos o actos de fuerza mayor o caso fortuito. En ningún caso la responsabilidad total acumulada de Ubícate GPS excederá los valores efectivamente pagados por el cliente en el periodo afectado.

Confidencialidad y uso de la información

Toda la información que el cliente proporcione a Ubícate GPS será tratada con carácter confidencial y utilizada exclusivamente para las finalidades descritas en esta política. Ubícate GPS no compartirá datos personales con terceros sin autorización del titular, salvo por orden de autoridad competente o cuando sea necesario para prestar el servicio mediante encargados del tratamiento. El cliente se compromete a mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso a la plataforma, siendo responsable de cualquier uso no autorizado que terceros puedan hacer de las mismas.

Modificaciones

Ubícate GPS se reserva el derecho de modificar los presentes términos y condiciones en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado al cliente mediante la actualización en el sitio web o por correo electrónico. La continuación en el uso del servicio después de la notificación constituirá la aceptación de los nuevos términos.

Ley aplicable y jurisdicción

Este documento se rige por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, sin perjuicio de acudir a mecanismos alternativos de resolución de conflictos como la conciliación o el arbitramento.

Aceptación

Al firmar el contrato de servicios o al utilizar la plataforma de Ubícate GPS, el cliente manifiesta que ha leído, entendido y aceptado íntegramente la presente Política de Privacidad, Tratamiento de Datos Personales y los Términos y Condiciones de uso. La aceptación se entiende renovada tácitamente mientras el cliente continúe utilizando los servicios, sin perjuicio de las modificaciones que se puedan introducir conforme a las disposiciones anteriores.